Τι είναι το PMS

Property Management System (PMS), ονομάζεται το λογισμικό που χρησιμοποιείται από ξενοδοχεία και άλλων ειδών καταλύματα, για τη διαχείριση των κρατήσεων και την οργάνωση άλλων διαχειριστικών εργασιών. Αρχικά, η χρησιμότητα των PMS περιοριζόταν στις εργασίες του front office, τις κρατήσεις, τα check-in/check-out και την τιμολόγηση. Στις μέρες μας, και με την εξέλιξη της τεχνολογίας, τα PMS έχουν αναδειχθεί σε ζωτικής σημασίας εργαλείο, που επιτρέπουν στους ξενοδόχους να διαχειρίζονται τα καταλύματά τους πιο αποτελεσματικά και να προσφέρουν ξεχωριστές εμπειρίες στους επισκέπτες.

Αφού αρχικά λοιπόν τα Property Management Systems συνέβαλαν στη μετάβαση από το χαρτί και τις ατέλειωτες λίστες στην ψηφιακή εποχή, έχουν πλέον μετεξελιχθεί σε κόμβο διαχείρισης σχεδόν όλων των εργασιών ενός ξενοδοχείου.

Πάμε να δούμε ποια είναι κάποια από τα βασικά χαρακτηριστικά ενός PMS, και πώς μπορεί να φανεί χρήσιμο.

Κρατήσεις

Διαχειριστείτε όλες τις σχετικές με κρατήσεις εργασίες όπως:

  • Διαθεσιμότητα & κατάσταση δωματίων
  • Ηλεκτρονικές πληρωμές
  • Αυτοματοποίηση emails
  • Extra υπηρεσίες

Εργασίες front-desk

reception-property-managment-system-PMS

Οι εργασίες της ρεσεψιόν περνάνε όλες από το PMS

  • Ενημέρωση διαθεσιμότητας και κατάστασης δωματίου
  • Check-in & check-out πελατών
  • Πληρωμές & αποδείξεις
  • Αυτόματη κατανομή δωματίων
  • Αλλαγές σε κρατήσεις

Σύνδεση με κανάλια κρατήσεων

Ένα καλό σύστημα PMS συνδέεται με τα κανάλια κρατήσεων όπως OTAs και website και ενημερώνει αυτόματα τιμές και διαθεσιμότητα.

Revenue management

aaaa-property-managment-system-PMS

Η οικονομική απόδοση ενός ξενοδοχείου μπορεί να ελεγχθεί μέσω του PMS. O διαχειριστής έχει τη δυνατότητα ολοκληρωμένης εικόνας κοιτώντας στοιχεία όπως η κατάσταση πληρότητας, τα έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο και η μέση ημερήσια τιμή.

Οροφοκομία & Συντήρηση

housekeeping property management system

Μέσω του PMS, το front office μπορεί να διαχειριστεί όλες τις εργασίες που αφορούν ένα δωμάτιο, όπως καθαριότητα και συντήρηση. Ο front-desk manager αναθέτει συγκεκριμένες εργασίες σε συγκεκριμένα άτομα, ελέγχει την πρόοδο των εργασιών και συντηρεί στοιχεία με όλες τις εργασίες που έγιναν αλλά και τις εκκρεμότητες.

Διαχείριση πελατολογίου

Είναι σημαντικό να μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους πελάτες σας, αλλά και να γνωρίζετε όσο το δυνατόν περισσότερες χρήσιμες πληροφορίες για αυτούς. Ένα PMS συνδέεται με το front-desk και το σύστημα κρατήσεων, απ’ όπου συλλέγει πληροφορίες σχετικές με τους επισκέπτες. Μέσα από αυτά τα στοιχεία και κάνοντας χρήση των δυνατοτήτων του PMS μπορείτε να επικοινωνήσετε με παλιούς και νέους πελάτες, να προωθήσετε επιπλέον υπηρεσίες και να προσωποποιήσετε τις υπηρεσίες που προσφέρετε.

Point of Sale

Σε ένα ξενοδοχείο μπορούν να υπάρχουν πολλαπλά σημεία πώλησης υπηρεσιών, όπως εστιατόρια, bar, mini market και άλλα. Μέσω του PMS είστε σε θέση να ελέγχετε τις πωλήσεις του κάθε σημείου και αντίστοιχα τις δαπάνες του κάθε πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τιμολογείτε τον πελάτη μαζικά κατά το check-out, ή ακόμη και να χρησιμοποιείτε αυτά τα στοιχεία για προωθητικούς σκοπούς.

Εργασίες back-office

back-office-property-managment-system-PMS

Με τις back-office λειτουργίες ενός PMS μπορείτε να διαχειριστείτε πολλές εργασίες σε τομείς όπως:

• Εκδηλώσεις
• Διαχείριση Spa και γυμναστηρίου
• Κόστη κατανάλωσης
• Διαχείριση προσωπικού (π.χ. βάρδιες & πληρωμές)
• Διαχείριση αποθεμάτων

Αναφορές & Στοιχεία

reports-and-analytics-property-managment-system-PMS

Μπορείτε να βασιστείτε στο PMS για την ασφαλή εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με την κατάσταση πολλών τομέων του ξενοδοχείου. Δείτε αυτόματα reports όπως:

• Ημερήσιες αναφορές τζίρου & φορολογίας
• Αναφορές αφίξεων/αναχωρήσεων
• Αναφορές συντήρησης & οροφοκομίας
• Αναφορές ταμείου

Όπως είδαμε, ένα Property Management System είναι ένα σύγχρονο εργαλείο, απαράιτητο για τον ξενοδόχο που θέλει να προσφέρει το καλύτερο και να διατηρεί την επιχείρησή του ανταγωνιστική.

Πηγή: www.gocreations.gr